Publié par Médistory Bretagne

Article 45 (article R.4127-45 du code de la santé publique)

I - Indépendamment du dossier médical prévu par la loi, le médecin tient pour chaque patient une fiche d'observation qui lui est personnelle ; cette fiche est confidentielle et comporte les éléments actualisés, nécessaires aux décisions diagnostiques et thérapeutiques.

Les notes personnelles du médecin ne sont ni transmissibles ni accessibles au patient et aux tiers.
Dans tous les cas, ces documents sont conservés sous la responsabilité du médecin.

II - A la demande du patient ou avec son consentement, le médecin transmet aux médecins qui participent à la prise en charge ou à ceux qu'il entend consulter les informations et documents utiles à la continuité des soins.
Il en va de même lorsque le patient porte son choix sur un autre médecin traitant.

Dossier professionnel  tenu par le médecin

1 - Dossier professionnel ou fiche d’observation, tenu par le médecin

         Pour le suivi de chaque patient, le médecin élabore un dossier professionnel ou fiche d’observation dont la rédaction n'est soumise à aucun formalisme.

        Il comporte des éléments objectifs cliniques et paracliniques nécessaires aux décisions diagnostiques et thérapeutiques, à la nature des soins dispensés et aux prescriptions effectuées, pharmaceutiques notamment et les confidences éventuelles du patient.

         Ce dossier professionnel ou fiche d’observation appartient au médecin qui l’a établi.

       Il est aujourd’hui généralement informatisé.

       Le patient a accès aux informations qu’il contient, en application de l’article L. 1111-7 du code de la santé publique, dans les conditions qui ont été précisées par décret (voir note [1]).

       A côté, le médecin peut établir des notes personnelles, qui ne sont pas communicables au patient, comme aux tiers.

         L'ensemble de ces dossiers professionnels ou fiches d’observation est soumis à l'article 34 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (voir note [2]) qui prévoit que leur responsable « est tenu de prendre toutes précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement, pour préserver la sécurité des données et, notamment empêcher qu'elles ne soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès ». Tout fichier informatisé doit être déclaré à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

          Ces dossiers professionnels ou fiches d’observation, quel que soit leur support (papier ou informatique), doivent être protégés contre toute indiscrétion (article 73).

 

 

2 - Devenir des dossiers professionnels ou fiches d’observation en cas de rupture d'association ou de cessation d'activité

         Lors des ruptures d'association, des difficultés peuvent apparaître pour la répartition des dossiers professionnels entre les médecins.

       Dans les associations de praticiens et dans les sociétés civiles de moyens, la règle de l'exercice personnel de chacun voudrait que les dossiers professionnels ou fiches d’observation relatifs aux patients suivis par chaque médecin soient séparés.

 

       Dans les sociétés civiles professionnelles ou dans les sociétés d'exercice libéral, les dossiers professionnels ou fiches d’observation appartiennent aussi à ces sociétés qui doivent assurer leur conservation conformément à la déontologie médicale.

Puisqu'elles sont réputées exercer elles- mêmes la médecine, les sociétés d'exercice assument les mêmes responsabilités que les médecins vis-à-vis des patients. Elles ne peuvent donc se dessaisir des dossiers professionnels ou fiches d’observation mais l'ancien associé pourra obtenir la copie de ceux qu’il a établis. Pour limiter les désaccords qui risquent de conduire les anciens associés devant la juridiction disciplinaire et les tribunaux civils, une disposition contractuelle prévoyant les modalités de répartition des dossiers professionnels ou fiches d’observation entre les parties est la meilleure solution.

 

         Lors de l'arrêt brutal et définitif de l'activité d'un médecin, provoqué par la maladie ou la mort, son successeur doit transmettre les dossiers professionnels ou fiches d'observation, aux médecins désignés par les patients qui ne désirent pas être suivis par lui.

Si le médecin n'a pas de successeur, le conseil départemental apportera son aide pour assurer la transmission des documents demandés par les patients, dans les mêmes conditions que le successeur.

Cependant l’archivage du reliquat des dossiers professionnels ou fiches d’observation restera de la responsabilité des héritiers du médecin.

 

        Lors de la cession d'un cabinet, la transmission automatique de l'intégralité des dossiers professionnels ou fiches d’observation au médecin successeur ne peut être acceptée comme une règle.

D'une part, parce que la "présentation du successeur à la patientèle" n'empêche nullement les patients de décider du choix d'un autre médecin et de demander en conséquence que le dossier professionnel ou la fiche d'observation les concernant, lui soit transmis.

Qu’il ait ou non un successeur, il est impératif que le médecin informe le Conseil départemental du lieu où sont conservés les dossiers professionnels ou fiches d’observation.

 

 

 

3 - Saisie des dossiers professionnels ou fiches d’observation

          Les saisies effectuées dans le cadre d'une procédure judiciaire par le procureur ou un officier de police judiciaire agissant à sa demande et sous son contrôle, un juge d'instruction, un magistrat délégué par lui ou un officier de police judiciaire muni d'une commission rogatoire, ne peuvent porter que sur les seuls documents strictement indispensables à l'enquête, qui doivent être immédiatement placés sous scellés fermés, en présence d’un conseiller ordinal. Les mêmes règles s’appliquent à tous les dossiers médicaux (voir article 4).

 

 

4 - Conservation des dossiers professionnels ou fiches d’observation

         Il n’existe pas de prescription juridique déterminant la durée de conservation des archives des médecins libéraux.

         Toutefois, il existe un délai de prescription s’agissant de la mise en jeu de la responsabilité civile professionnelle des médecins. C’est pourquoi, un archivage de 30 ans, durée alignée sur le délai de prescription en matière civile, a été conseillé.

 

L’article L.1142-28 du code de la santé publique, issu de la loi du 4 mars 2002, a ramené le délai de prescription trentenaire de responsabilité à 10 ans à compter de la consolidation du dommage.

 

         Mais la réduction de la prescription de 30 ans à 10 ans ne s’applique pour les médecins libéraux qu’aux actes ou préjudices causés à compter de la publication de la loi au Journal officiel, c’est-à- dire du 5 mars 2002.

         Dans ces conditions, la possibilité pour un praticien libéral de voir sa responsabilité civile professionnelle recherchée dans un délai de trente ans n’est nullement éteinte aujourd’hui... et il est encore utile de conserver les dossiers professionnels ou fiches d’observation pendant un délai de trente ans, voire de quarante-huit ans.

 

        En outre le législateur a fixé comme point de départ de ce délai de dix ans la consolidation du dommage et non pas la première constatation médicale du dommage. Le point de départ ainsi fixé est de nature à permettre en pratique des actions en responsabilité bien au-delà du délai de dix ans, lorsque la consolidation du dommage n’est pas acquise.

        On relève que l’article R.1112-7 du code de la santé publique (voir note [3]) réduit de façon sensible la durée de conservation des dossiers médicaux des établissements de santé.

       Dans ces conditions, il est conseillé aux médecins de s’aligner sur le délai minimal de vingt ans appliqué par les établissements de santé de façon à préserver la justification essentiellement médicale de cette durée, à conserver les preuves nécessaires à toute défense utile du médecin comme du patient, enfin, à garantir le droit d’accès des patients aux informations de santé les concernant très largement ouvert par la loi précitée du 4 mars 2002.

      Les dossiers professionnels ou fiches d’observation doivent être conservés dans des conditions permettant d’assurer leur confidentialité et leur pérennité (voir note [4]).

 

 

Dossier professionnel  tenu par le médecin

([1]) Articles R. 1111-1 à R. 1111-8 du code de la santé publique

([2]) Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés

([3]) Article R.1112-7 du code de la santé publique : « Le dossier médical mentionné à l'article R. 1112-2 est conservé pendant une durée de vingt ans à compter de la date du dernier séjour de son titulaire dans l'établissement ou de la dernière consultation externe en son sein. Lorsqu'en application des dispositions qui précèdent, la durée de conservation d'un dossier s'achève avant le vingt-huitième anniversaire de son titulaire, la conservation du dossier est prorogée jusqu'à cette date. Dans tous les cas, si la personne titulaire du dossier décède moins de dix ans après son dernier passage dans l'établissement, le dossier est conservé pendant une durée de dix ans à compter de la date du décès. Ces délais sont suspendus par l'introduction de tout recours gracieux ou contentieux tendant à mettre en cause la responsabilité médicale de l'établissement de santé ou de professionnels de santé à raison de leurs interventions au sein de l'établissement. »

([4]) Dossiers médicaux : conservation et archivage, mai 2009 [4]

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